JAK ZORGANIZOWAĆ
KONFERENCJĘ W ŁÓDZKIM

W planowaniu konferencji kluczowe jest, aby zacząć od określenia celu wydarzenia oraz grupy docelowej.

W praktyce warto zastanowić się:

• co firma chce osiągnąć (wymiana wiedzy, prezentacja oferty, wzmocnienie relacji z partnerami, integracja zespołu),
• kto będzie na sali (kadra menedżerska, pracownicy operacyjni, klienci, eksperci zewnętrzni),
• czy uczestnicy znają się już dobrze, czy dopiero będą budować relacje.

Taka krótka „karta wydarzenia” pomaga później dobrać format, wielkość sali, długość konferencji i ewentualną część wieczorną.

Jeżeli planujesz spotkanie, w którym ważna jest zarówno część merytoryczna, jak i spokojne rozmowy po oficjalnym programie, warto od razu szukać ośrodków z zapleczem noclegowym i restauracją. W Salio stworzyliśmy właśnie taki kompleks - łączymy sale konferencyjne, pokoje i apartamenty hotelowe oraz restaurację z własnym browarem w jednym miejscu. Dla firm, które wolą sięgnąć po sprawdzone rozwiązania, przygotowaliśmy także gotowe pakiety spotkań biznesowych.

Przy planowaniu wydarzeń coraz częściej podkreśla się, że odpowiedni termin i lokalizacja to jeden z kluczowych etapów - najlepiej ustalany z wyprzedzeniem, z uwzględnieniem innych wydarzeń branżowych.

Termin dobrze dobrać tak, aby nie kolidował ze świętami, długimi weekendami i szczytem sezonu urlopowego. Warto też zerknąć na kalendarz wydarzeń w Twojej branży, żeby uniknąć nakładania się konferencji.

Jeśli chodzi o miejsce w łódzkim, masz dwie główne opcje:

• obiekty w Łodzi - plus to łatwy dojazd komunikacją publiczną i bliskość dworca; minusem może być bardziej skomplikowany parking i większy hałas w otoczeniu,
• ośrodki poza centrum - zwykle oferują więcej ciszy, zielone otoczenie i lepszy dostęp do parkingu, co podkreślają także organizatorzy wydarzeń przenoszących się poza śródmieścia.

Budżet - co realnie będzie kosztowało?

Przy planowaniu budżetu uwzględnij nie tylko sam wynajem sali, lecz także cały „ekosystem” wokół wydarzenia: wyżywienie uczestników, ewentualne noclegi przy dłuższych konferencjach, dojazd na miejsce, program wieczorny i dodatkowe atrakcje. Pamiętaj też o kosztach materiałów dla uczestników oraz o obsłudze technicznej, fotograficznej czy wideo, jeśli zamierzasz z niej skorzystać.

Kiedy wiesz już, ile osób chcesz zaprosić, warto przejść do wyboru sali. Organizatorzy konferencji zwracają uwagę na trzy elementy: wielkość, sposób ustawienia miejsc i warunki techniczne.

Wielkość i przykłady

Dobrze jest sprawdzić, jaką liczbę osób sala może wygodnie pomieścić w różnych ustawieniach. W kartach obiektów konferencyjnych znajdziesz zwykle czytelne zestawienia.

U nas w Salio opisujemy dwie sale konferencyjne: większą o powierzchni 90 m² (Derby) i mniejszą 40 m² (Polo), z sugerowaną liczbą uczestników odpowiednio do ok. 90 i 25 osób przy ustawieniu krzeseł w rzędach. Dzięki takim danym możesz szybko ocenić, czy sala odpowiada Twojej skali wydarzenia.

Po drugie, dobierz ustawienie krzeseł i stołów do celu spotkania:

• gdy dominują wystąpienia - wystarczą rzędy krzeseł skierowanych w stronę ekranu,
• przy szkoleniach i pracy z materiałami - lepiej sprawdzą się stoły,
• przy których każdy ma miejsce na notatki i laptop, przy większej ilości rozmów - ustaw stoły tak, aby uczestnicy dobrze się widzieli i mogli swobodnie dyskutować w mniejszych grupach.

W obiektach nastawionych na konferencje, takich jak Salio Equisport Resort & Spa, obsługa zazwyczaj pomaga dobrać salę i zaproponować konkretne ustawienie zgodnie z Twoją agendą i liczbą uczestników, dzięki czemu nie musisz wszystkiego projektować samodzielnie.

Więcej o naszych salach i możliwościach ustawienia przestrzeni znajdziesz na stronie głównej konferencji w Salio.

Przy planowaniu konferencji często podkreśla się, że agenda powinna być klarowna, z wyraźnym podziałem na bloki merytoryczne i przerwy.

W praktyce warto:

• zaplanować najważniejsze wystąpienia na pierwszą część dnia,
• zadbać o regularne przerwy na kawę i krótkie rozmowy,
• dopasować długość i formę lunchu do intensywności programu.

Catering ma duży wpływ na komfort uczestników - wiele osób zwraca uwagę, że warto zadbać o różne preferencje żywieniowe oraz o to, by przestrzeń do jedzenia sprzyjała swobodnym rozmowom.

Jak to spiąć w jednym miejscu?

Przy takim planie dnia najlepiej sprawdza się obiekt, w którym sale konferencyjne, restauracja i pokoje są w jednym kompleksie - bez konieczności przemieszczania uczestników między różnymi adresami. W Salio Equisport Resort & Spa pod Łodzią właśnie tak to działa, dzięki czemu cały program - od pierwszej sesji rano, przez przerwy i posiłek, aż po spokojne zakończenie dnia w jednym kompleksie.

Przy organizacji konferencji często przypomina się, że obiekt powinien zapewniać odpowiednie zaplecze techniczne: projektor lub ekran, nagłośnienie, mikrofony, szybki internet oraz możliwość dostosowania układu sali.

W kartach takich obiektów jak nasze Salio znajdziesz konkretne listy wyposażenia - u nas to m.in. internet bezprzewodowy, rzutniki multimedialne, ekrany, nagłośnienie, mikrofony i flipcharty. To dobra podstawa do pracy zarówno przy klasycznych prezentacjach, jak i bardziej interaktywnych warsztatach.

Przed wydarzeniem warto poprosić o możliwość krótkiej próby, żeby wspólnie z organizatorami sprawdzić działanie prezentacji, dźwięku i ustawienie sali.

W praktyce organizacji konferencji coraz częściej zauważa się, że wydarzenia realizowane poza siedzibą firmy sprzyjają integracji i budowaniu relacji między uczestnikami. Wspólne spędzanie czasu poza oficjalnymi wystąpieniami pozwala lepiej się poznać i spokojnie porozmawiać.

• Część wieczorna może przybrać formę:
• kolacji w restauracji,
• spokojnego spotkania przy degustacji,
• aktywności rekreacyjnych (np. krótki spacer, prosta gra na świeżym powietrzu).

W naszym przypadku możliwości jest więcej - w Salio dysponujemy klubem jeździeckim, halami jeździeckimi, strefą spa z saunami, a także torem buggy, minigolfem i innymi atrakcjami opisanymi na stronie „Atrakcje”. Dzięki temu po części merytorycznej możesz zaplanować dla uczestników zarówno spokojny wieczór w restauracji, jak i bardziej dynamiczne aktywności na miejscu, bez konieczności organizowania dodatkowego transportu.

Jeśli szukasz pomysłów na wieczorną część programu, zajrzyj do sekcji z atrakcjami w Salio.